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Machine à affranchir, le guide pratique

Machine à affranchir, le guide pratique

La machine à affranchir est la solution d'affranchissement préférée des entreprises : elle diminue le coût du courrier et permet de gagner du temps : plus besoin d'aller à la Poste ! Mais devant les différentes machines, il est difficile de s'y retrouver.

Ce site va vous aider, en toute indépendance et avec des mots simples, à mieux comprendre pour bien choisir...


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La page ci-dessous vous donne un aperçu des chapitres et messages principaux abordés dans notre guide pour mieux comprendre pour bien choisir.

Pour en savoir plus, cliquez sur les liens des chapitres de votre choix.

Infos pratiques

Le fonctionnement : la machine a affranchir est connectée au serveur de La Poste : tous les services sont ainsi automatisés.  Via un clavier ou un écran tactile, vous sélectionnez pour chaque envoi les options d'affranchissement souhaitées (colissimo, lettre prioritaire...) : tous les tarifs postaux sont mémorisés dans la machine à affranchir.

La location : en France, la machine a affranchir ne s'achète pas. Elle doit être louée auprès de concessionnaires affiliés à La Poste.

L'installation peut être faite par vous-même pour les petites machines, ou par le service technique du concessionnaire pour les plus grandes, plus complexes à installer.

Le dépôt du courrier : une fois le courrier affranchi, vous pouvez le déposer dans différents lieux : établissement d'attache, proche de votre activité, en boîte aux lettres. Vous avez la possibilité de bénéficier du service payant de Collecte. La Poste viendra chercher tous les jours votre courrier affranchi.

Le routage courrier est une solution d'externalisation du traitement du courrier idéale pour les entreprises : il n'y a pas de problèmes d'organisation au sein de votre entreprise. La machine a affranchir est ultra perfectionnée vous bénéficiez de tarifs préférentiels.

Modèles de machine a affranchir

Les concessionnaires proposent une vaste gamme de machines a affranchir de différentes tailles, adaptées à votre consommation de courrier.

La tpMAc (très petite machine à affranchir le courrier) est pour les professionnels qui envoient peu de plis par jour. Offrant tous les services de n'importe quelle machine a affranchir (services automatisés, possibilité de dépôt du courrier, kit d'auto installation, etc.).

La pMAc (petite machine a affranchir) est utile pour des besoins en courrier supérieurs à 30 envois par jour. Ce type de machine peut être équipé d'options (écran tactile, services en ligne, mémorisation d'empreintes publicitaires) et d'équipements complémentaires (balance, plieuse et trieuse).

La MAI (machine a affranchir intelligente) répond aux entreprises qui ont un gros volume de courrier à traiter (entre 800 et 1 000 courriers par jour). Elle présente un haut rendement (plateau balance, plateau d'alimentation automatique du courrier, plieuse, etc.).

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Équipements associés

En plus de la machine a affranchir, plusieurs équipements peuvent vous faciliter le traitement de votre courrier. La machine mise sous pli plie automatiquement votre courrier et l'insère dans une enveloppe (classique, à fenêtre, A4, etc.). L'ouvre lettre est électrique à introduction manuelle ou automatique pour un traitement de votre courrier rapide et sans effort.

Facturation : mode d'emploi

Lorsque vous possédez une machine a affranchir, la facturation est automatique. Vous n'avez donc rien à déclarer.

Facturation par télérelevé

La connexion avec La Poste s'établit en fin de mois via un modem et votre ligne téléphonique analogique. Un télérelevé se fait automatiquement : La Poste prend ainsi connaissance de vos dépenses en affranchissement pour le mois. Ce paiement différé s'effectue soit par prélèvement automatique, soit par virement ou chèque.

Gestion de comptabilité simplifiée

La machine a affranchir contrôle et analyse automatiquement vos dépenses. Ses comptes de gestion intégrés comptabilisent dans leur détail le volume de plis affranchis. Chaque utilisateur peut avoir un compte de gestion et comptabiliser les dépenses postales de chaque service de l'entreprise.

Ce que contient votre facture

Selon le type de machine à affranchir que vous possédez, le contenu de votre facture diffère : facture globale de vos consommations mensuelles pour les tpMAc et pMAc et facture détaillée de vos consommations mensuelles pour les MAI. Sera également mentionné le coût de vos consommations du mois précédent, la remise de 1% sur votre facture due à l'affranchissement via une machine a affranchir (selon certaines conditions), etc.

Maintenance

La maintenance d'une machine a affranchir est systématiquement incluse dans le contrat de location. Votre concessionnaire met à disposition son service technique en cas de problème technique ou de panne. Pour des cas mineurs, la maintenance peut se faire par téléassistance.

Prix d'une machine a affranchir

Le prix d'une machine a affranchir englobe la location de la machine, le contrat de maintenance et les coûts supplémentaires (taux d'affranchissement de La Poste, redevance postale, fournitures à acheter, etc.).

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